В настоящих условиях одним из основных ресурсов, обеспечивающих развитие современного общества, выступает информация. При этом средством повышения производительности и эффективности труда служат информационные системы и технологии. В целях повышения эффективности труда работников информационной сферы производства главное внимание уделяется использованию возможностей информационных систем и технологий для поддержки принятия решений коллективных и индивидуальных пользователей [5–7].
Широкий обмен информацией осуществляется между органами государственной и исполнительной власти, силовыми структурами, их территориальными подразделениями и организациями различных министерств и ведомств. Большая часть информации передается в традиционном виде, т.е. обмен документами, в том числе управленческих документами, производится на бумажном носителе.
Бурное развитие информационных технологий позволило увеличить объем информации, поступающей в виде электронных документов. Прохождение информации осуществляется по каналам передачи данных.
В [4] четко сформулированы и определены основные задачи по ускорению работы и практическому внедрению системы электронного документооборота, далее СЭД, в государственные структуры и силовые ведомства. В соответствии с задачами, решаемыми в [3], уголовно-исполнительной системе требуется в полном объеме автоматизировать работу коллективных и индивидуальных пользователей внедрением системы электронного документооборота.
Концепция развития уголовно-исполнительной системы до 2020 г. [1] требует уделять значительное внимание вопросам повышения эффективности управления уголовно-исполнительной системой с учетом ее новой структуры, в том числе путем формирования современной информационной и телекоммуникационной инфраструктуры. Поэтому требуется изучение текущего состояния этих структур для поиска способов повышения эффективного их использования.
Приблизительный объем обработанных документов всеми подразделениями ФСИН России в 2009 г. составил 420 тыс. документов. Основной объем документов составляют входящая корреспонденция, исходящая корреспонденция и нормативно-правовые акты. Наибольшую часть объёма документов составляет входящая корреспонденция: от Президента РФ, Администрации Президента РФ, Правительства РФ, Аппарата Правительства РФ, Федерального собрания Российской Федерации (Совет Федерации РФ, Государственная Дума РФ), министерств, ведомств, юридических лиц, Физических лиц. Ориентировочный прирост объема документов в ФСИН России в 2010–2012 гг. составляет до 15 % ежегодно. Учитывая, что сущность электронного документооборота заключается в уменьшении объема бумажных носителей и при этом упрощается процедура регистрации документов, увеличивается объем хранимой информации, разработка и внедрение системы электронного документооборота является сверхактуальной задачей.
В этой связи необходима разработка и внедрение системы электронного документооборота и оснащение всех органов и учреждений уголовно-исполнительной системы автоматизированными рабочими местами. Под СЭД понимается совокупность подсистем, состоящих из взаимосвязанных автоматизированных рабочих мест, поддерживающих автоматизацию работы с документами на всех этапах их жизненного цикла (сканирования, создания, регистрации, доведения до сотрудников, исполнения, контроля, учета и архивного хранения) и функционирующих на основе единой программно-технической среды, интегрированной с программно-аппаратным комплексом для сканирования документов и обладающей возможностями интеграции с другими автоматизированными информационными системами УИС, например такими, как 1С бухгалтерия. Внедрение подобной системы позволит сформировать и использовать регистр унифицированной системы электронных документов и перевести в цифровой формат сто процентов документов информационных фондов и архивов учреждений органов уголовно-исполнительной системы к 2020 гг. [1].
В 2010 г. было объявлено о проведении открытого конкурса на выполнение опытно-конструкторских работ по созданию и внедрению опытного образца системы электронного документооборота уголовно-исполнительной системы.
Для выполнения выявленных задач необходима система электронного документооборота, позволяющая упорядочить формирование массива учетной информации, создать основу для исключения потери документов, повысить контроль за выполнением поручений, связанных с подготовкой и обработкой документов и их хранением. На всех этапах формирования электронных документов будет обеспечен предварительный, текущий контроль и контроль исполнения.
Разработка и внедрение данной системы электронного документооборота должна обеспечить комплексную автоматизацию служб документационного обеспечения уголовно-исполнительной системы, то есть автоматизацию основных процессов, определенных в [2, 3], а именно:
– регистрации, учета и обработки входящей и исходящей корреспонденции;
– регистрации, учета и рассмотрения обращений граждан;
– подготовка, согласования и подписания внутренних документов;
– подготовки, согласовании и подписания организационно-распорядительных документов, их доведения до исполнителей и контроля исполнения;
– постановки документов на контроль и контроля исполнения;
– взаимодействие с доставщиками корреспонденции;
– формирования электронного архива документов;
– формирования и представления отчетов.
Также СЭД должна обеспечить:
– надежное хранение, разграничение и оперативный доступ к информации для всех пользователей рабочих процессов УИС, в том числе удаленных районов;
– формирование корпоративного хранилища электронных документов и учетных записей, обеспечивающего поддержку существующих в УИС процедур разграничения доступа к документам и ведение протокола работы с документам;
– повышение надежности хранения документов за счет использования специальных механизмов обеспечения, более надежных, по сравнению с бумагой, носителей;
– повышение качества и оперативности работы с документами и, таким образом, управленческой деятельности в целом;
– улучшение общих условий работы персонала и, как следствие, повышение качества работы сотрудников;
– сокращение операционных затрат на делопроизводство за счет устранения дублирования операций и улучшения возможностей по оперативному информированию сотрудников о документах и связанных с ними управленческих и деловых процессах, усиление контроля и повышение уровня исполнительской дисциплины [8].
Количество автоматизированных рабочих мест (далее АРМ) сотрудников УИС для эффективного функционирования СЭД рассчитывается из существующей штатной структуры подразделений ФСИН России, типовой структуры территориальных органов и учреждений УИС (приказ ФСИН России от 17.03.2008 № 154) и штатного расписания институтов ФСИН России и составляет около 35 тысяч АРМов. При проектировании структуры базы данных для СЭД следует также принимать во внимание такие характерные особенности подразделений УИС, как территориальная распределённость и существенно разная инфраструктура каналов связи – от централизованных корпоративных сетей до низкопроизводительных каналов связи или даже изолированных локальных вычислительных сетей подразделений. Из существующих классификаций баз данных по степени распределённости:
– централизованная, или сосредоточенная – полностью поддерживаемая на одном компьютере;
– распределённая – составные части которой размещаются в различных узлах компьютерной сети в соответствии с каким-либо критерием;
– неоднородная – фрагменты распределённой БД в разных узлах сети поддерживаются средствами более одной СУБД;
– однородная – фрагменты распределённой БД в разных узлах сети поддерживаются средствами одной и той же СУБД;
– фрагментированная, или секционированная – методом распределения данных является фрагментирование, вертикальное или горизонтальное;
– тиражированная – методом распределения данных является тиражирование, наиболее эффективным будет применение распределенной базы данных.
Каждая подсистема СЭД представляет собой взаимосвязь группы АРМов, принадлежащих одному субъекту ФСИН России, системы управления базой данной и самой базой данной, в которой хранятся электронные документы доступные и предназначенные для пользователей данной подсистемы (субъекта ФСИН России). При этом центральному аппарату ФСИН России доступны электронные документы всех подсистем. Каждая подсистема СЭД распределена в соответствии с территориальной принадлежностью и взаимодействует с любой другой подсистемой СЭД, в том числе с подсистемой резервного копирования и восстановления для обеспечения возможности восстановления в случае повреждения базы данных СЭД любой из подсистем. Учитывая чрезвычайную важность данных, находящихся в хранилище данных СЭД, возможно использование одного и более серверов репликации хранилищ СЭД.
Пример структуры базы данных СЭД приведен на рисунке.
В связи с вышеизложенным имеется острая необходимость в системе оценки качества и эффективности внедряемой СЭД и методов корректировки СЭД для повышения ее эффективности. Качество СЭД подразумевает техническое и технологическое совершенство СЭД, т.е. если системой будут пользоваться высококвалифицированные сотрудники, то положительный эффект от использования будет максимальный.
Под эффективностью подразумевается экономический эффект при использовании СЭД в реальных условиях, т.е. когда СЭД используют сотрудники, прошедшие обучение и умеющие работать на компьютерах. Отсюда обнаружено несколько проблем:
1) выбор информационной структуры для СЭД;
2) реализация СЭД в точности по требованиям делопроизводства утвержденным в [2, 3];
3) обучение персонала для работы;
4) корректировка функционирования СЭД после начального внедрения. Практика показывает, что без этого этапа обойтись практически невозможно, и этот этап может занимать время не меньшее,чем на разработку СЭД до первоначального внедрения.
Структура СЭД
Большой интерес представляют второй и третий пункт. Для реализации СЭД в точности по требованиям делопроизводства необходимо разработчикам в совершенстве знать делопроизводство организации, для которой разрабатывается СЭД. Для этого необходимо, чтобы будущие пользователи знали возможности реализации СЭД и могли очень точно поставить задачу разработчикам или чтобы разработчики СЭД знали тонкости делопроизводства, т.е. сами были опытными сотрудниками организации, для которой разрабатывается СЭД. Взаимопонимание на начальном этапе разработки СЭД – наиважнейший фактор, обеспечивающий создание качественной СЭД. Поэтому важно, чтобы будущие пользователи СЭД и разработчики достигли общей точки взаимопонимания. Для обоих случаев в начале разработки СЭД необходимо достаточное время на обучение разработчиков и персонала для достижения взаимопонимания, это позволит создать более качественную СЭД и сэкономит значительное время и другие ресурсы при корректировке системы после начального внедрения.
Вывод
В настоящее время произведено внедрение СЭД в большинстве подразделений ФСИН России и продолжается техническая поддержка системы и её доработка. После внедрения СЭД в каждом территориальном органе проводят по несколько обучающих курсов для пользователей по работе с СЭД. Результатом каждого курса также является выявление либо не полного соответствия функционала СЭД и правилам делопроизводства либо предложения по увеличению удобства функционала с точки зрения пользователя. Ведущими курсов фиксируются данные недочеты и отправляются разработчикам.