Scientific journal
Modern high technologies
ISSN 1812-7320
"Перечень" ВАК
ИФ РИНЦ = 0,899

1 1 1
1

Управление временем (тайм-менеджмент) – технология грамотного распределения временных ресурсов и повышения эффективности их использования, представляющая собой определенный набор способов и методов, направленный на сокращение временных затрат на выполнение каких-либо дел без потери качества.

Объектом тайм-менеджмента является человек (руководитель, менеджер, сотрудник) и его личностные и профессиональные качества, влияющие на временные затраты при выполнении им тех или иных дел. Главной целью тайм-менеджмента является расстановка приоритетов среди стоящих перед человеком задач и выполнение в первую очередь наиболее важных из них [4].

Считается, что планирование своего времени и управление им - личное дело каждого. Однако способность сотрудника укладываться в сроки, расставлять приоритеты и грамотно распределять рабочую нагрузку - это залог не только личной успешности, но и эффективной деятельности предприятия.

Тайм-менеджмент - это новое направление в управленческой сфере, способ сделать организацию конкурентоспособной, создав при этом сотрудникам более комфортные условия труда, что, в свою очередь, повышает их мотивацию [1].

Управление временем — это действие или процесс тренировки сознательного контроля над количеством времени, потраченного на конкретные виды деятельности, при котором специально увеличиваются эффективность и продуктивность. Управление временем может помочь рядом навыков, инструментов и методов, используемых при выполнении конкретных задач, проектов и целей. Этот набор включает в себя широкий спектр деятельности, а именно: планирование, распределение, постановку целей, делегирование, анализ временных затрат, мониторинг, организация, составление списков и расстановка приоритетов.

Дефицит рабочего времени – нехватка временного ресурса, вызванная неправильной организацией работником своей деятельности, либо неграмотной организацией деятельности руководством, что приводит к спешке, затягиванию выполнения работ, заданий, некачественной работе, потерям в производстве, браку и т.д. что в конечном итоге существенно влияет на эффективность работы всего предприятия.

Чтобы эффективно использовать рабочее время, прежде всего, нужно знать, на что оно расходуется и почему его не хватает. Причины, по которым не хватает времени, тесно взаимосвязаны. Например, если менеджер не планирует свой рабочий день, не организует свою работу - ему не хватает времени. И наоборот, если менеджеру не хватает времени, то он спешит, не планирует свой день, хватается за все дела подряд, стараясь выполнить все сразу.

Причины дефицита времени заключаются в следующем:

1. Постоянная спешка. В состоянии постоянной спешки руководитель не успевает сосредотачиваться на той задаче, которую он выполняет в данный момент. Он идет по тому пути, который первым пришёл на ум, вместо того, чтобы подумать о других, возможно более рациональных способах решения данной задачи.

2. Отсутствие четкого распределения работ по степени их важности. При этом руководитель начинает заниматься наиболее легкими и приятными, не столь важными делами. В результате у него не хватает времени на решение ключевых задач.

3. Постоянные доработки дома. Труд управляющего относится в определенной мере к интеллектуальной деятельности, поэтому трудно разделить умственные процессы, связанные с этой деятельностью на осуществляемые в рабочее и свободное время. Это приводит к проникновению рабочего времени в свободное. При этом руководитель не успевает отдыхать, что сказывается на его работоспособности и здоровье.

4. Большой поток рутинных дел, работа над которыми занимает много времени.

5. “Воры времени” - непредвиденные и обусловленные недостаточным планированием дела. Наиболее крупные воры времени - это телефонные звонки, незваные посетители, дела, за которые менеджер берется потому, что не может отказать в просьбе. Все это отнимает много времени и отвлекает от действительно важных дел.

6. Суетливость. Это результат плохой организованности дня, а также иногда зависит от импульсивности и особенностей человека.

7. Слабая мотивация труда. Следствием является низкая производительность, что порождает хроническую нехватку времени.

Сильные стороны использования рабочего времени нужно выделить и применять в повседневной работе. Для слабых же сторон нужно выработать стратегию по преодолению их. Прежде всего, каждую работу нужно проанализировать с помощью следующих вопросов:

- была ли работа необходима? (если более 10 % рабочего времени было потрачено не на необходимую работу, это говорит о проблемах с делегированием и определением приоритетов);

- были ли оправданы затраты времени? (если более 10% рабочего времени составляли дела, затраты времени на которые не оправданы, нужно проанализировать причины, по которым расход времени был слишком велик и учесть их в будущей работе);

- было ли целесообразно выполнение работы? (если более 10% рабочего времени пошло на задачи, выполнение которых было нецелесообразно, значит нужно уделить внимание планированию, организации, самореализации);

- был ли сознательно определен временной интервал для выполнения работы? (если более 10% рабочего времени было потрачено на задачи, временной интервал выполнения которых определялся спонтанно, значит, существуют проблемы с планированием рабочего времени).

Определив критические моменты, вредные привычки, наиболее частые ошибки рабочего стиля, так называемые поглотители времени, нужно определить их причины и выработать меры по их устранению, наиболее подходящие для данного бизнеса и конкретного руководителя [2]

Существует множество рекомендаций по эффективному управлению временем и умению его контролировать. Руководству предприятия необходимо акцентировать свое внимание на следующих методах управления:

1) Упорядочивание планов дня с помощью метода «Альп». Этот метод охватывает пять стадий:

• Упорядочение заданий;

• Оценка продолжительности действий;

• Резервирование времени (в соотношении 60:40);

• Принятие решений по приоритетам и перепоручениям;

• Контроль учета выполненного.

Очерёдность выполнения дел можно устанавливать с помощью принципа Парето (в соотношении 80:20). Этот принцип означает, что в середине данной группы или множества отдельные малые части являются более значимыми, чем в общем в этой группе. В соответствии с этой теорией можно сделать вывод в отношении использования рабочего времени специалиста: за первые 20 % израсходованного времени достигается 80 % результата. Оставшиеся 80 % затраченного времени дают лишь 20 % общего результата.

2) Установление приоритетов с помощью анализа ABC. Эта техника основана на том, что части в процентах наиболее важных и наименее важных дел в сумме остаются неизменными. Все задачи подразделяются на три класса в соответствии с их значимостью. Анализ ABC базируется на трёх закономерностях:

• Наиболее важные дела составляют 15 % общего их количества, которыми занимается специалист. Вклад этих задач для достижения цели составляет около 65 %;

• Важные задачи составляют 20 % общего их количества, значимость их для достижения цели примерно равна 20 %;

• Менее важные (малосущественные) задачи составляют 65 % общего их количества, а их значимость равна 15 %.

Для использования ABC анализа необходимо следовать следующим правилам:

• составить список всех будущих задач;

• систематизировать их по важности и установить очередность;

• пронумеровать эти задачи;

• оценить задачи соответственно по категориям A, B и C;

• задачи категории А (15 % ) решает первый руководитель;

• задачи категории B (20 %) подлежат перепоручению;

• задачи категории C в силу своей малозначимости подлежат обязательному перепоручению.

3) Ускоренный анализ по принципу Эйзенхауэра. Этот принцип является вспомогательным в тех случаях, когда необходимо срочно принять решение о приоритетности выполнения задач. Приоритеты устанавливаются по таким критериям, как срочность и важность задачи. Они подразделяются на четыре группы (рисунок 1):

• срочные (важные) задачи. Их выполняет менеджер;

• срочные (менее важные) задачи. Менеджер может перепоручить их решение другим лицам;

• менее срочные (важные) задачи. Менеджеру необязательно решать их сразу, но решить их он может позже сам;

• менее срочные (менее важные) задачи. Менеджер должен перепоручить их решение другим лицам.

mizdr1.tif

Рисунок 1 – Матрица Эйзенхауэра

Для компаний является важным, чтобы сотрудник умел планировать и организовывать свое время, успевал выполнять объем работ (выполнение услуг) за меньшее количество затрат рабочего времени, чем среднестатистический сотрудник. Для решения данной задачи перед организациями стоит вопрос управления временем. Таким образом, одним из важных направлений эффективности использования рабочим временем является система тайм-менеджмент, которая включает в себя комплекс методик и технологий управления временем. Данный метод позволяет:

• найти резервы времени для решения новых задач;

• выполнять все задачи в срок;

• упорядочить и формализовать свою рабочую деятельность;

• перевести работу и организацию времени на качественно новый уровень;

• анализировать ежедневный распорядок своих дел и принимать меры по его оптимизации;

• избавиться от неэффективных в плане использования времени видов деятельности;

• рационально планировать время, благодаря чему самые важные дела будут выполняться в наиболее подходящие часы и требуемые сроки [3].

Таким образом, можно сделать вывод, что современная рыночная экономика предполагает рациональное использование всех имеющихся ресурсов (природных, финансовых и трудовых). И в данных условиях компаниям необходимо анализировать возможности тайм - менеджмента в области эффективного использования рабочего времени.

Немаловажным является то, что следует обращать внимание на необходимость выделения среди всех задач приоритетные, то есть те, которые необходимо выполнить в первую очередь. Также при постановке и распределении задач по типам должна осуществляться ориентация на результат, который должен быть получен в результате решения задачи.