Сейчас сложно представить бизнес или предприятие, которые используют ручной документооборот. Ему на смену пришел электронный документооборот. Изначально такие системы позволяли совершать только обмен документами, но при дальнейшем развитии они получили интеграцию с системами планирования ресурсов и системой управления взаимоотношениями с клиентами.
Появление систем электронного документооборота позволило сократить затраты рабочего времени, исключить ошибки, возникающие при ручном документообороте, ускорить процесс обмена объектами учета внутри компании.
Электронный документооборот открыл возможность обмена документами внутри компаний с интегрированными системами автоматизации учета, что еще больше ускорило время необходимое для передачи документов.
Организация обмена данными является очень важной задачей в работе любой компании. Особенно это актуально, когда организация имеет распределенную структуру. Отделы компании (и/или дочерние компании) могут быть территориально рассредоточены (в одном здании, в одном районе, в одной области и др.) и взаимодействовать только посредством сети. В таком случае каждое подразделение может иметь свой сервер или исполняющий его функционал компьютер [1].
Для достижения максимального результата деятельности всех структурных подразделений организации необходимо настроить взаимообмен сведениями.
Электронный обмен позволяет решить проблему актуальности циркулируемых данных как в локальных, так и удаленных информационных базах организаций за счет уменьшения времени, затрачиваемого на обработку поступающих документов.
Помимо обмена данными между структурными подразделениями организации, зачастую требуется организовать передачу информации внешним программами, например обменяться сведениями с банком или логистической системой, интегрировать актуальные данные с интернет-магазином или корпоративным порталом.
Сейчас большинство предприятий использует продукты компании 1С в своей деятельности, которые основаны на единой платформе «1C: Предприятие» [2]. Данные продукты с каждым годом становятся все более популярными среди российских предпринимателей благодаря своей доступности, эффективности и простоте использования.
Все вышесказанное подтверждает актуальность выбранной темы исследования по построению модели синхронного обмена данных в организации. Объектом исследования выступил электронный документооборот компании, предмет исследования – повышение скорости циркуляции актуальных сведений организации за счет уменьшения времени обработки документов.
Цель исследования состоит в реализации модели синхронного обмена данных в распределенной информационной базе на платформе «1С:Предприятие» [3]. Данное исследование основано на изучении с последующим анализом достоинств и недостатков актуальных методов синхронизации данных при обмене электронной документацией в рамках деятельности организации.
Материалы и методы исследования
Чтобы настроить и выполнить синхронизацию данных или односторонний обмен в различных программах, требуется выбрать способ обмена, наиболее подходящий для конкретного случая.
При синхронизации данных между программами необходимо решить несколько вопросов, определяющих основные критерии обмена: структура передаваемых данных, правила и протоколы обмена данными, график обмена данными.
Конечная модель синхронизации включает в себя источник и приемник в обмене, а также другие свойства синхронизации, например свойства сопоставления. Она позволяет создать классификацию синхронизаций:
1) между базами, содержащими разные по структуре данные;
2) между разными программами;
3) между приложением и сторонним модулем;
4) между базами, содержащими одинаковые по структуре данные.
Исходя из выделенной классификации обмена данными создаваемая модель обмена должна иметь возможность передавать данные в другую программу в универсальном формате, обеспечивать возможность связи и между различными и идентичными конфигурациями.
Учитывая преобладание продуктов 1С на рынке программных продуктов учета, синхронизация проводилась через 1С: Комплексная автоматизация и полагалась на встроенные механизмы обмена 1С [4]. Это позволяет создать максимальную совместимость между различными конфигурациями. Базы данных 1С могут быть использованы для организации розничной или оптовой продажи, бухгалтерского учета, складского и финансового учета.
Продукция 1С имеет несколько способов обмена данными. Главными из них являются распределенная информационная база, универсальный обмен в формате XML, обмен с внешними модулями. Практически каждая организация, использующая конфигурации 1С, имеет возможность использовать электронный обмен данными.
В ходе анализа были выделены следующие свойства синхронизации данных:
- автоматический и ручной режим синхронизации;
- настройка расписания синхронизации;
- синхронизация в рамках распределенной базы и между несвязанными (различными) конфигурациями;
- обмен через разные каналы, включая сетевое размещение, электронную почту и другие сетевые сервисы;
- несколько форматов и способов передачи данных;
- в некоторых правилах есть возможность выбора объектов для переноса.
Построенная модель коммуникационного процесса обмена данными основана на результатах проведенного анализа достоинств и недостатков методов синхронизации данных при обмене электронной документацией и включает в себя несколько компонентов (рис. 1):
1) источник данных;
2) инфраструктура сообщений;
3) механизм обмена данными;
4) приемник данных.
Рис. 1. Модель обмена данными
Рис. 2. Правила обмена при конвертации данных
Изначально требуется выявить, какая база или программа будет выступать источником, а какая – приемником. Наиболее часто используется многосвязный обмен (синхронизация), где каждая база одновременно является и источником, и приемником. Но в некоторых случаях используется односвязный обмен.
Для решения проблемы обмена между разными базами в 1С был разработан алгоритм (универсальная обработка «Обмен») создания XML-файла с данными, не привязанными к конкретной конфигурации базы данных. Алгоритм позволил устранить проблемы, связанные не только с обменом в устаревших базах, но и обменом с внешними модулями.
Например, по умолчанию база Бухгалтерия 2.0 не поддерживает обмен с обновленной версией 3.0, есть только возможность обновления, но в некоторых ситуациях такой способ не сработает [5]. В этом случае рекомендуется использовать универсальный обмен с соответствующей настройкой правил.
На рис. 2 показаны правила обмена в редакторе правил «Конвертация данных».
Универсальный механизм обмена данными «предназначен как для создания территориально распределенных систем на основе 1С:Предприятия 8, так и для организации обмена данными с другими информационными системами, не основанными на 1С:Предприятии 8» [6].
Следует заметить, что настройка правил может занять много времени, так как реквизиты объектов в базах сильно отличаются. Если же требуется обеспечить обмен с внешними модулями, то такой вид обмена – единственно доступный.
Разработанный алгоритм «Обмен» используется для определения собственных правил передачи и документооборота в организации с различными настройками конфигурации базы данных. В том числе алгоритм позволяет задать временные интервалы выгрузки данных.
Разработанная универсальная обработка «Обмен» может быть встроена как часть конфигурации 1С «Конвертация данных 2». Актуальная версия обработки – 2.1.8. Обмен в формате XML позволяет настроить передачу данных по расписанию. Плюсом данного метода передачи является формат XML, который поддерживается языком 1С. Это позволяет создавать (редактировать) файлы формата XML, c помощью встроенных в язык 1С функций.
При задании плана обмена можно определить набор настроек для идентичных конфигураций для распределенной информационной базы (рис. 3). Возможно изменить структуру отправляемых данных – кнопка «Состав», изменить имя плана. Другие вкладки содержат настройки включения плана обмена в различные подсистемы и другие (стандартные для объекта в 1С) свойства.
В результате синхронизации с объединением нескольких баз данных в одну можно получить распределенную информационную базу. Такая технология синхронизации используется большими компаниями с несколькими подразделениями.
При сравнении передачи данных в XML-формате и при помощи распределенной информационной базы было выявлено следующее.
Во-первых, универсальный обмен не привязан к планам обмена, а значит, разрешает обмен между различными конфигурациями, в отличие от распределенной базы.
Во-вторых, в распределенной базе обмен производится регулярно, без возможности выбора, в универсальном обмене используется период обмена.
Результаты исследования и их обсуждение
Построенная модель была апробирована и внедрена в деятельность туристического агентства «Ева». Компания состоит из центрального подразделения и нескольких подразделений (одни территориально находятся в районах города, а другие – удаленные филиалы, расположенные в районных центрах области). Компания планирует в дальнейшем открыть еще несколько дополнительных подразделений в других регионах.
Обмен данными в головном офисе организован локальным соединением, другие подразделения имеют доступ к сети Интернет. Центральный отдел должен получать информацию о продажах и других операциях, которые проходят в подразделениях.
Рис. 3. Установка параметров распределенной информационной базы
Конфигурация распределенной информационной базы данных обслуживается и поддерживается сторонним разработчиком, стандартная структура базы скорректирована под нужды компании по отношению к типовой. Соответственно, требуется сохранить все изменения стороннего разработчика. Копии базы используются во всех подразделениях организации.
Требовалось настроить наиболее эффективную синхронизацию не только данных, но и самой конфигурации базы, между всеми подразделениями, в том числе удаленными.
Процесс обмена в распределенной базе данных обеспечивают планы обмена. План обмена – это объект конфигурации, который описывает правила передачи данных от базы передатчика (внутреннего или стороннего).
Неоспоримым плюсом для компании является то, что план обмена – это часть конфигурации, которая сохранит структуру баз данных для всех подразделений и обеспечит возможность дельнейшей поддержки базы сторонним разработчиком.
Для туристического агентства была разработана дополнительная возможность выгрузки данных из конфигурации «Комплексная автоматизация» в XML-формате на FTP сервер компании для последующей передачи сведений внешнему приемнику. В этом случае потребовалось использовать компоненту командной строки и подключать библиотеки модулей FTP.
Механизм работы универсального обмена дает множество вариантов настройки параметров обмена. В частности, для компании была важна настройка состава отправляемых данных и изменения объекта передачи после обмена данными.
В ходе обмена данными возможно возникновение различных ошибок. В основном такие ошибки возникают из-за неправильной настройки обмена или устаревших правил обмена. Это может привести к потере данных или их повреждению.
Для обеспечения целостности базы перед началом первого обмена рекомендуется создавать резервные копии баз.
Построенная модель и разработанный алгоритм «Обмен» позволили для компании решить ряд задач:
- выбор подходящего способа обмена;
- подготовка базы и создание резервной копии;
- настройка правил обмена и расписания обмена;
- первоначальное сопоставление данных;
- настройка выгрузки данных в формате XML для последующей загрузки на FTP сервер.
Это, в свою очередь, повысило скорость обмена актуальной информацией не только между всеми подразделениями, в том числе удаленными, но и сторонними организациями, сотрудничающими с компанией.
Таким образом, предлагаемая модель синхронного обмена данных в распределенной информационной базе организации является универсальным средством, позволяющим использовать разработанный алгоритм циркуляции данных в организациях различных сфер деятельности (с возможной доработкой, учитывая специфику работы).
Заключение
При исследовании данной темы был проведен анализ современных способов обмена электронной документацией, который позволил выявить основные свойства выделенных типов синхронизации данных.
Построена модель коммуникационного процесса обмена электронной документацией между внутренними и внешними модулями системы. Разработанный алгоритм (обработка «Обмен») является универсальным, поскольку обеспечивает циркуляцию между различными конфигурациями баз данных (внутренних и сторонних) через заданные временные интервалы.
Результаты проведенного исследования показывают, что такой механизм позволит получать актуальную информацию о реальной ситуации, необходимую для оперативного планирования предприятием, управления и принятия решений для руководителей разного уровня. Представленная модель обмена данными может быть применена в различных распределенных информационных системах независимо от структуры базы данных.
Библиографическая ссылка
Иванова Н.А., Кубанских О.В., Нечаев С.Г. МОДЕЛИРОВАНИЕ СИНХРОННОГО ОБМЕНА ДАННЫХ В РАСПРЕДЕЛЕННОЙ ИНФОРМАЦИОННОЙ СИСТЕМЕ ОРГАНИЗАЦИИ // Современные наукоемкие технологии. – 2020. – № 5. – С. 39-43;URL: https://top-technologies.ru/ru/article/view?id=38029 (дата обращения: 23.04.2024).