На автотранспортном предприятии приобретенные ГСМ списываются на себестоимость производимых услуг, что напрямую влияет на конечную стоимость проведенных работ для заказчика. Поэтому учет расхода, наличия и корректного списания ГСМ является важным процессом влияющим на работу всего предприятия.
Списание ГСМ еще не свидетельствуют о фактическом их расходе на автомобиль, используемый в служебных целях. Условием списания ГСМ на себестоимость является наличие документов, подтверждающих факт их использования в процессе производства. Подтверждением того, что топливо было потрачено в производственных целях, является путевой лист, который и является основанием для списания ГСМ на себестоимость.
На рассматриваемом предприятии путевые листы заполняются диспетчером в ручную задним числом по словам водителя вернувшего из рейса. В этих путевых листах не отражалось точное (достоверное) расстояние и расход топлива, что приводило к краже этого самого топлива. Также в конце месяца финансовому директору трудно было собрать всю эту документацию для отчётности. Вся процедура формирования путевого листа занимала очень много времени. В связи с этим назрела необходимость автоматизировать процесс учета расхода ГСМ.
Сущность поставленной задачи заключается в упрощение работы диспетчера для более быстрой, эффективной и качественной работы.
Для решения данной задачи была проанализирована работа диспетчера с применением процессного подхода, построены функциональные диаграммы IDEF0 и диаграммы потоков данных (DFD см. рис. 1).
Рис. 1. Диаграмма первого уровня IDEF0 после внедрения АРМ (to-be)
На данных диаграммах представлен процесс учёта и контроля расхода ГСМ, где видно, что после внедрения АРМ большую часть работы выполняет диспетчер при помощи спроектированной разработки. Нет необходимости в ручной работе и первичном оформлении путевого листа, в программа выдает готовый путевой лист с соблюдением всех норм заполнения путевых листов, в который остаётся только внести данные. Важными данными будут являться средний расход ГСМ транспортного средства и показания спидометра (пробега) до отъезда и после прибытия. Рассчитывается какое именно количество ГСМ должен был потратить водитель за этот наряд. Таким образом, происходит контроль за ГСМ. После внесения всех данных нам стоит только нажать на кнопку и у нас сформируется автоматически «путевой лист» и «отчёт о пробеге».
Рис. 2. Информационная to-be модель предприятия (DFD диаграмма)
На рис. 2 отображена работа предприятия с точки зрения диспетчера после автоматизации. На выходе, кроме путевого листа появились отчётности для заказчика и бухгалтера, и отчёт о пробеге. После внедрения появилась БД, в которой храниться информация об отчётах, нарядах, транспорте и путевых листах. С появлением БД значительно упростилась работа по поиску необходимой информации.
Проанализировав разные концепции разработки АРМ диспетчера пришли к выводу, что оптимальным для данного предприятия будет установка и доработка существующей конфигурации на базе платформы 1С «1С:Подрядчик строительства 2.3». В этой конфигурации будут отражены все необходимые элементы для решения этой проблемы.
На сегодняшний день конфигурацию «1С: Подрядчик строительства 2.3» немного переделали под специфику предприятия заказчика, с целью удобного и комфортного использования её сотрудниками предприятия. Выходным, как основным документом являться путевой лист, в котором отражена информация о марке машине, водителе данного транспортного средства, характеристиках машины, среднем расходе топлива, номерном знаке. Также в путевых листах отражена информация о перевозимом грузе, показания спидометра (пробег) о месте куда необходимо отвезти груз, остаток топлива в баке, выдано топлива. Вся эта информация находиться во вкладке «Начальные данные». Также в доработанной конфигурации присутствуют вкладки: «Отработанные данные», «Расчёт ГСМ», «Счета затрат». Вкладка «Отработанные данные» разбита на 4 блока: основные, показания спидометра количество топлива, показатели группы автотранспорта. В основном блоке отражена: работа, простой, дата отъезда, дата приезда. В блоке показания спидометра отражены показания спидометра при отъезде и приезде. Блок количество топлива информирует о количестве топлива находящего в баке при отъезде и приезде и самое главное израсходованного топлива. В блоке показатели группы автотранспорта отображается корректирующий коэффициент. Он отображает изменения расхода топлива в связи с факторами влияющие на транспорт во время выполнения наряда, например: погодные условия, трудности на дороге (пробка, плохая дорога), время года (если температура низкая, то будет необходимо включить отопление) и т.д. Ещё одним выходным документом являться отчёт о пробеге.
Сейчас разработка находится на этапе опытного внедрения на предприятии ЗАО Югспецстрой. На котором были выявлены дополнительны требования заказчика, такие как формирование отчетности для бухгалтерии, отчетных документов для финансовой службы, формирование заявок для менеджеров по работе с клиентами и пр., что потребует дополнительный анализ предметной области и последующей доработки используемой конфигурации «1С: Подрядчик строительства 2.3».
Библиографическая ссылка
Фрикель В.И. ПРОЕКТИРОВАНИЕ АРМ ПО УЧЕТУ И КОНТРОЛЮ РАСХОДА ГСМ НА СТРОИТЕЛЬНОМ АВТОПРЕДПРИЯТИИ // Современные наукоемкие технологии. – 2013. – № 8-1. – С. 82-83;URL: https://top-technologies.ru/ru/article/view?id=32492 (дата обращения: 21.11.2024).