Для современных предприятий и организаций существует большой обмен информацией: это может определяться перепиской с деловыми партнерами, органами государственной власти, с разными территориальными подразделениями. Весьма большую часть информации можно передавать с использованием бумажных документов. В течение последнего времени наблюдается большое увеличение объема информации, распространяющейся по электронным каналам, в том числе это относится и к электронным документам.
На объем документооборота могут влиять довольно большое число факторов: появление новых организаций, осуществление роста производственных, и различных торговых связей, возникновение новых видов продукции, использование и распространение информации, связанной с документами и т.д. Для таких условий важно проведение процессов упорядочения используемой документируемой информации, проведение улучшений организации работ с разными документами.
Большую роль при создании систем документооборота играет подготовка соответствующих инженерных кадров, которые связаны с процессами информатизации [1, 2].
Когда говорят о совершенствовании документооборота, то следует отметить: возможности уменьшения объема документооборота, возможности улучшения технологии документооборота.
Для основных методов совершенствования технологии документооборота можно отметить такие особенности:
– создание моделей документооборота для государственных органов и организаций;
– проведение разработки маршрутных карт по технологическому процессу;
– проведение поиска правильных схем документооборота.
На основе оптимизации документооборота возникают возможности:
– определения состава документов, которые применяют в организациях;
– формирования состава документопотоков организации, а также их внутренней структуры;
– задания маршрутов движения документов для документопотока;
– определение, если требуется, временных параметров обработки документа, когда он проходит по установленному маршруту.
При совершенствовании документооборота можно решать следующие задачи:
1. Унифицировать и стандартизировать документы.
2. Проводить работы по улучшению качества документов.
3. Проводить работы по улучшению качества формирования документов.
4. Вести работы по бездокументному решению проблем.
5. Делать уменьшение по дубликатам экземпляров документов.
6. Использовать информационные технологий при процессах обработки информации.
7. Проведение улучшения технологии документооборота.
В возможностях ECM-систем [3] можно выделить несколько основных частей:
– общие функции управления содержимым;
– осуществление функций управления процессами;
– проведение интеграции с другими ECM-системами.