Основной функцией государственного учреждения является принятие управленческих решений. При этом исходные данные для разработки и принятия решений и сами решения представляются в виде документов. Объем технической работы с документами зачастую настолько велик, что заслоняет основное содержание деятельности органов власти и управления. Традиционный бумажный документооборот в органах государственной власти и местного самоуправления является чрезвычайно медленным способом работы с документами и влечет значительные затраты ресурсов на функционирование курьерских и почтовых служб и канцелярии, вынужденной регистрировать входящие и отправлять исходящие документы. Отсутствует возможность контроля со стороны отправителя за процессом получения и регистрации документов принимающей стороной [1, 4].
Внедрение систем электронной обработки документов, циркулирующих в органах власти, имеет важное значение для повышения эффективности деятельности как отдельных учреждений, так и системы государственного и муниципального управления в целом [6].
Применение систем электронного документооборота (СЭД) в государственном и муниципальном управлении позволяет [2, 5]: сократить сроки подготовки и исполнения документов; организовать и автоматически поддерживать в актуальном состоянии базы нормативных и распорядительных документов; сократить количество рутинных операций, а работникам предоставляется возможность сосредоточиться на решении содержательных задач управления; повысить качество подготовки управленческих решений; снизить число «потерянных» документов; организовать информационно прозрачные процессы разработки и прохождения документов, допускающие контроль на любой стадии.
Важность внедрения систем электронного документооборота определяется не только задачей повышения качества работы отдельных органов власти. Без эффективно функционирующих внутриведомственных систем работы с документами невозможна автоматизация межведомственного обмена документами и построение порталов для взаимодействия с гражданами и хозяйствующими субъектами [3].
При внедрении систем электронного документооборота необходимо решить ряд законодательных, организационных и технических проблем [7]. К системам электронного документооборота министерств и ведомств предъявляются более высокие требования, чем к решениям, применяющимся в коммерческом секторе, так как большую часть документооборота органов власти представляет информация государственного значения: бюллетени, приказы, отчеты, постановления.
Для успешного перехода к СЭД необходимо предварительное внедрение систем автоматизированного делопроизводства и средств организации коллективной работы по подготовке документов. Это позволит не только облегчить технологическое внедрение электронного документооборота, но и познакомит служащих с понятием электронного документа, функциями пересылки и контроля исполнения документов.