Любой руководитель отдела закупок или менеджер по закупкам в строительной организации сталкивался с тем, что быстро найти хорошего поставщика ресурсов или услуги очень не просто. Даже не столь сложно найти поставщика, сколько определить, который предложит самые выгодные условия поставок.
Кроме того, распространенной ситуацией в строительных организациях является отсутствие документов, регламентирующих процедуры выбора поставщика. Следствием этого являются проблемы: с дублированием функций, излишним согласованием, размыванием зон ответственности.
Рекомендуется разрабатывать пакет документов для процесса выбора поставщика, состоящий из регламента, описывающего процесс выбора поставщика и отдельных положений на каждую конкретную процедуру, используемую на предприятии. Регламент выбора поставщика может включать следующие разделы:
процедуру формирования базы данных потенциальных поставщиков МТР;
порядок организации процедур выбора поставщика и формирование плана их проведения.
Как показывает практика, основная часть МТР все же закупается через непрозрачные процедуры: запросы предложений/цен или из единственного источника. При этом порядок выполнения данных процедур зачастую не регламентирован. Электронные торговые площадки – отличный инструмент маркетинга, так как позволяют проводить анализ динамики продаж, планировать спрос и предложение. А сама процедура электронных закупок позволяет значительно экономить средства, поскольку обеспечивает реальную конкуренцию между поставщиками. Так экономический эффект от заключения договоров путем проведения конкурсов составляет до 10 % (согласно данным МЭРТ 2007 г), а в случае закупок на ЭТП снижение закупочных цен в среднем составляет 10-15 %, а по некоторым видам товаров – до 40 % (согласно данным электронной площадки SETonline). Кроме того закупки в электронном формате требуют гораздо меньше времени, чем закупки обычные – в итоге значительно уменьшается объем работы менеджеров, иногда до 40 % (по данным ЭТП Акционерный Конкурсный Дом).
Однако проведение конкурсов связано с дополнительными затратами, а экономический эффект возможен только при закупке больших партий МТР, следовательно основным критерием выбора между закупками на ЭТП и официальным выбором поставщика все же является экономический показатель МТР.
Регламент, определяющий процесс проведения конкурса разработан в соответствии с Гражданским Кодексом Российской Федерации. Но даже при этом, для проведения конкурсов на ЭТП правила требуют изменений, дополнений (детальной проработки).
Среди существующих площадок можно выделить два основных вида: это площадки, где кроме пополнения базы-данных поставщиков, ведутся онлайн-торги, сопровождающиеся Электронной цифровой подписью, которая применяется для подтверждения авторства и неизменности информации (того или иного электронного документа). В системе электронных торгов поставщик, подавший ценовое предложение или заявку на конкурс, обязуется осуществить поставку товара или осуществить услуги на условиях, указанных в его предложении. C другой стороны, заказчик, разместивший в системе электронных торгов предложение о закупке (в форме аукциона, конкурса или запроса котировок), берет на себя обязательство заключить контракт с поставщиком, предложившим лучшие условия. В этом плане механизм ЭЦП, реализованный в системе электронных торгов, предоставляет юридические гарантии заключения контакта для поставщиков.
И второй – предоставляющие информацию поставщикам и заказчикам друг о друге по различным направлениям, оказывающие услуги сторонам на этапе подготовки договора.
Преимущества работы на ЭТП для поставщика состоит в том, что каждый руководитель компании, руководитель отдела сбыта или продаж, всегда заинтересован в расширении клиентской базы и увеличении продаж компании. На рекламу тратятся колоссальные деньги, работают многочисленные call-центры, но в итоге чем больше продает компания, тем больше она тратит лишних денег.
При работе с ЭТП компания получает ряд преимуществ:
• прозрачность и открытость процесса продаж и закупок;
• экономия денежных средств как со стороны организаторов проведения закупок, так и на рекламную компанию;
• равные права всех поставщиков МТР;
• быстрый поиск интересующих торгов, компаний.